Automatización de operaciones
El sistema vigila lo que pasa después de que el cliente escribe: quién respondió, en cuántos minutos, quién quedó asignado y si confirmó su turno. Si un mensaje sigue sin respuesta, se entera primero el empleado, luego el encargado y luego usted.
desde 3 000 USD
Plazo de desarrollo: 4–8 semanas
Cómo ocurre normalmente sin sistema
- Las consultas llegan por WhatsApp, Instagram, Facebook, correo y el formulario del sitio. Responde quien las ve; algunas no las ve nadie.
- El dueño se entera del cliente perdido por casualidad y una semana después: «les escribí y nadie me contestó».
- El calendario se lleva en tres sitios: la plataforma de reservas, un cuaderno y el chat. La reserva duplicada aparece el día de la llegada.
Qué incluye el trabajo
Mensajes y tiempo de respuesta
- Lista única de consultas: WhatsApp, Instagram, Facebook, formulario y correo
- Responsable asignado a cada consulta
- Temporizador y estado: nueva, en curso, respondida, cerrada
- Escalado: aviso al empleado, luego al encargado, luego al dueño
- Respuestas preparadas en tres idiomas para las preguntas habituales
Calendario y reservas
- Un solo calendario de disponibilidad para todas las fuentes
- La fecha ocupada se cierra en todas las fuentes a la vez
- Reserva manual para llamadas y clientes presenciales
- Intercambio de calendarios con las plataformas que lo permiten
Personal
- Turnos y disponibilidad del personal
- Asignación a la reserva con notificación
- Confirmación del turno por el empleado y reemplazo si no puede
- Permisos por rol: el empleado ve lo suyo, el encargado ve al equipo
Cliente
- Confirmación inmediata al reservar
- Recordatorio un día antes con el punto de encuentro
- Aviso de cancelación o cambio de fecha
Dueño
- Resumen del día: consultas, respuestas, tiempo medio, reservas
- Lista de consultas que quedaron sin respuesta
- Registro de acciones: quién cambió o canceló una reserva
- Cálculo de comisiones de socios con historial por reserva
Cómo funciona durante el día
- El cliente escribe por WhatsApp o Instagram. La consulta entra en la lista común y se asigna al empleado de turno.
- Pasan quince minutos sin respuesta: el empleado recibe un aviso.
- Pasa una hora: el aviso llega al encargado del turno.
- La consulta sigue abierta: la notificación llega al dueño, con el nombre del cliente y el tiempo de espera.
- El empleado responde y crea la reserva: la fecha se cierra en todos los calendarios y se asigna al responsable.
- El responsable confirma el turno; el cliente recibe la confirmación y el recordatorio la víspera.
- Por la tarde el dueño recibe el resumen: cuántas consultas, cuántas respuestas, en cuántos minutos de media y qué quedó abierto.
Para quién es
Excursiones y paseos en barco · Traslados · Villas y apartamentos · Alquiler de vehículos y equipos · Restaurantes · Salones y clínicas · Empresas con varios empleados atendiendo clientes
Qué se paga aparte
- Coste de la API oficial de WhatsApp Business, si se requiere integración directa
- Tarifas de las plataformas de reservas y sus integraciones de pago
- Coste de SMS y telefonía
- Migración del historial de clientes y reservas: se valora aparte
Lo que suelen preguntar antes de empezar
¿Hay que dejar de usar WhatsApp?
No. El número y la aplicación siguen siendo los mismos. Lo que cambia es que la conversación deja de ser asunto privado del empleado: la consulta aparece en la lista común, con responsable y tiempo de respuesta.
¿Y si el empleado simplemente no responde?
Pasado el tiempo configurado recibe el aviso él, después el encargado del turno y después usted. Los plazos se ajustan: quince minutos de día y una hora de noche es lo habitual.
¿Se puede empezar por una sola parte?
Sí, y lo normal es empezar por los mensajes: es lo más fácil de medir y la diferencia se nota la primera semana. Calendarios y turnos se añaden después.
¿Se conecta con Booking o Airbnb?
Donde la plataforma permite el intercambio de calendarios, sí. Qué permite exactamente la suya se comprueba en el análisis previo, para no prometer lo que no se puede cumplir.
¿Cuántos empleados se pueden conectar?
No hay límite de empleados. Los permisos se reparten por rol: el empleado ve sus consultas y turnos, el encargado ve al equipo y el dueño lo ve todo.
Solicitud
Escríbanos un par de frases sobre cómo le llegan las solicitudes
Con eso basta para entender qué automatizar primero y cuánto cuesta. Respondemos por WhatsApp: en español, ruso o inglés.